Skripsi

Sistem pengelolaan arsip statis dan temu kembali arsip statis di Depo Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Malang / Halimah Damara Mutiara Sari

Abstrak
Pengelolaan arsip yang baik juga mempengaruhi keberhasilan temu kembali arsip bagi pengguna arsip. Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mendeskripsikan proses pengelolaan arsip statis dan temu kembali arsip statis serta kendala yang ada pada prosesnya di Depo Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Malang. Pada penelitian ini metode yang digunakan yaitu metode kualitatif dengan jenis penelitian deskriptif. Data diperoleh dari hasil observasi wawancara dan dokumentasi yang dilakukan peneliti menggunakan tahapan pengelolaan arsip statis oleh Miller (1990) yang terdiri dari records selection (akuisisi arsip statis) accessioning (serah terima arsip statis) arrangement (penataan arsip statis) description (deskripsi arsip statis) storage/preservation (penyimpanan dan preservasi arsip statis) dan use/reference function (pemanfaatan arsip statis) serta komponen penting dalam temu kembali arsip menurut Ingwersen (1992) yaitu representation (dokumen pendukung) query (kebutuhan pengguna) dan matching function (kecocokan dokumen pendukung dan kebutuhan pengguna). Hasil penelitian menunjukan bahwa tahapan pengelolaan arsip yang dilakukan yaitu records selection (akuisisi arsip statis) dilakukan dengan dua cara penarikan arsip dan penyerahan arsip. Accessioning (serah terima arsip statis) dilakukan dengan menyertakan berita acara dan daftar arsip yang diakuisisi. Pada tahap arrangement (penataan arsip statis) arsip dipilah terlebih dahulu karena kebanyakan arsip yang disetorkan ke Depo Arsip kondisinya seringkali masih teracak. Microsoft excel merupakan media yang digunakan Depo Arsip untuk membuat description (deskripsi arsip statis). Storage/preservation (penyimpanan dan preservasi arsip statis) dilakukan dengan menyimpan arsip ke dalam rak atau roll o pack dan melakukan dua macam preservasi yaitu preventif dan kuratif. Temu kembali arsip dilakukan saat terdapat permintaan pencarian dan peminjaman oleh pengguna sebagai bagian dari pemanfaatan arsip. Representation (dokumen pendukung) yang digunakan Depo Arsip adalah inventaris arsip dan daftar arsip statis. Untuk query (kebutuhan pengguna) disampaikan oleh pengguna dengan bersurat kepada Depo Arsip. Kemudian Depo Arsip melakukan matching function (kecocokan dokumen pendukung dan kebutuhan pengguna) untuk mencocokan kebutuhan pengguna yang disampaikan lewat surat dengan inventaris arsip dan daftar arsip statis milik Depo Arsip. Adapun kendala yang ada yaitu keterbatasan koleksi arsip minimnya jumlah SDM yang memiliki pendidikan linear kearsipan dn sering terjadinya mutasi pegawai sulitnya proses pemilahan dan pendeskripsian terbatasnya jumlah rak dan roll o pack serta kurangnya peralatan dan perlengkapan preservasi arsip.

Informasi Detail

DDC

SKRIPSI DIGITAL

Prodi

Universitas Negeri Malang. Program Studi Ilmu Perpustakaan, 2024.

Deskripsi Fisik

xiv, 105 hlm. : ilus.

Bahasa

Indonesia

No Reg

2262/RS/24

Edisi

Skripsi (Sarjana)--Universitas Negeri Malang. 2024

Subjek

1. ARSIP STATIS - ASPEK MANAJEMEN
2. ARSIP STATIS - TEMU KEMBALI
3. STATIC ARCHIVES - MANAGEMENT ASPECT

Pembimbing

1. Adi Prasetyawan, S.Sos, M.A.

Lampiran Berkas