Skripsi

Sistem dan prosedur arsip pada Kantor Camat Kesamben Kabupaten Blitar / oleh Yanuar Dwi Wulandari

Abstrak
Setiap aktifitas organisasi tidak lepas dari kegiatan kearsipan yaitu salah satunya adalah kegiatan pengelolaan arsip. Setiap pekerjaan dalam organisasi memerlukan arsip sebagai sumber informasi yang sering dipergunakan untuk kelancaran pekerjaan kantor. Untuk memudahkan penyajian informasi secara cepat dan benar diperlukan adanya sistem dan prosedur pengelolaan arsip yang tepat serta kecakapan dari petugas kearsipan. Pengelolaan arsip disesuaikan dengan besar kecilnya organisasi yang bersangkutan serta ruang lingkup pekerjaannya. Penelitian yang berjudul Sistem Dan Prosedur Pengelolaan Arsip Pada Kantor Camat Kesamben Kabupaten Blitar bertujuan untuk mengetahui sejauh mana sistem dan prosedur pengelolaan arsip yang dilakukan pada Kantor Camat Kesamben Kabupaten Blitar. Adapun pengelolaan arsip yang diteliti meliputi (1) jenis arsip yang digunakan (2) pengelolaan surat masuk yang diterapkan (3) pengelolaan surat keluar (4) sistem penyimpanan arsip (5) asas penyimpanan arsip (6) prosedur penyimpanan (7) prosedur penemuan kembali arsip (8) prosedur peminjaman arsip yang (9) prosedur pemeliharaan arsip (10) prosedur penyusutan atau pemusnahan arsip (11) kondisi sarana dan prasarana arsip. Penelitian ini dilaksanakan di Kantor Camat Kesamben Kabupaten Blitar yang beralamat di Jalan Raya Kesamben Nomor 17 Kesamben mulai bulan Mei 2006 sampai dengan Desember 2006. Responden dalam penelitian ini adalah Sekretaris petugas arsiparis dan petugas agendaris. Jenis penelitian ini adalah penelitian deskripsi yang meneliti satu variable yaitu pengelolaan arsip. Teknik pengumpulan data yaitu observasi wawancara dan tes kecepatan. Teknik analisis data yaitu teknik deskriptif kualitatif dan deskriptif kuantitatif. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa jenis arsip yang digunakan yaitu arsip pribadi arsip biasa arsip penting dan arsip rahasia. Pengelolaan surat masuk dibagi menjadi 3 macam yaitu surat masuk biasa surat masuk pribadi dan surat masuk rahasia. Pengelolaan surat keluar dibagi menjadi dua yaitu surat keluar biasa dan surat keluar rahasia. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan adalah sistem penyimpanan campuran yaitu kombinasi antara sistem subyek nomor dan tanggal. Asas penyimpanan arsip adalah asas sentralisasi yaitu pengurusan surat masuk dan keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh kesekretariatan. Prosedur penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar dibagi dalam dua tahap. Yang pertama tahap persiapan dan kedua tahap pelaksanaan penataan. Prosedur penemuan kembali arsip yaitu menentukan buku agenda surat yang sesuai dengan tahun pembuatan surat mencari tanggal dan nomor surat yang diminta untuk mengetahui pokok soal surat mencari arsip didalam ordner map sesuai dengan nomor pokok soal surat. Prosedur peminjaman arsip dibedakan menjadi dua macam menurut jenisnya yaitu peminjaman dari dalam instansi dan peminjaman dari luar instansi. Prosedur pemeliharaan arsip dilakukan petugas kearsipan meliputi membersihkan ruangan pemerikasaan ruangan kondisi rak penyimpanan cara meletakkan arsip dan pengelolaan arsip yang tidak terpakai. Prosedur penyusutan dan pemusnahan arsip adalah melakukan penilaian terhadap nilai guna arsip mengelompokkan arsip menggolongkan arsip berdasarkan kategori retensi arsip yaitu aktif inaktif dimusnahkan dinilai kembali dan permanen serta memberi catatan pada kartu data arsip. Berdasarkan hasil penelitian disarankan kepada Kantor Camat Kesamben Kabupaten Blitar sebaiknya penggunaan formulir peminjaman arsip tidak hanya diterapkan pada peminjam luar instansi namun juga perlu penggunaan formulir peminjaman dari dalam instansi. Dan perlu diadakan pembinaan pegawai kearsipan tentang peraturan masalah tata kearsipan. Khususnya pada pegawai arsiparis dan agendaris di Kantor Camat Kesamben Kabupaten Blitar.

Informasi Detail

DDC

Rs 651.56 YAN s

Prodi

Skripsi (Sarjana)--Universitas Negeri Malang. Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran,, 2007.

Deskripsi Fisik

ix, 17 hlm. : il. ; 29 cm

Bahasa

Indonesia

No Reg

00381/KI/07

Edisi

Skripsi (Sarjana)--Universitas Negeri Malang, 2007.

Subjek

1. ARSIP DAN KEARSIPAN - SISTEM

Pembimbing

1. SARBINI ; 2. SAPIR

Lampiran Berkas