Skripsi

Sistem dan prosedur pengelolaan arsip pada Dinas Pendidikan Kota Malang / Kurniawan

Abstrak
Dalam setiap lembaga atau organisasi baik pemerintah atau swasta pasti membutuhkan penyelenggaraan administrasi yaitu segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokak yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bekerjasama mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu unsur administrasi berupa ketatausahaan yang kegiatannya adalah menyelenggarakan kegiatan adaministarasi. Setiap organisasi mempunyai unit kecil yang bertugas mengelola arsip. Meskipun unit kecil tapi mempunyai peranan yang sangat besar dalam menunjang kegiatan administarasi sehari-hari sehingga peranannya sangat penting dalam setiap instansi. Penelitian ynag berjudul Sistem Dan Prosedur Pengelolaan Arsip Pada Dinas Pendidikan Kota Malang bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan sietem kearsipan dan sejauh mana tingkat pengelolaan kearsipan di kantor Dinas Pendidikan Kota Malang. Adapun pengelolaan arsip yang diteliti meliputi (1) Sistem penyimpanan arsip yang diterapkan (2) Prosedur penyimpanan arsip (3) Tingkat kecermatan penemuan kembali arsip (4) Azas penyimpanan arsip apa yang diterapkan (5) Peralatan apa yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.(6) Tingkat efisiensi lpenemuan kembali arsip Penelitian ini dilaksanakan di Kantor Dinas Pendidikan Kota Malang Jl Veteran No 19 Malang mulai bulan Oktober sampai Nopember 2007. Responden dalam penelitian ini adalah Kepala Sub Bagian Umum pegawai Sub Bagian Umum. Jenis penelitian ini adalah deskiptif Teknik prosedur pengumpulan data dengan observasi wawancara dengan tes kecepatan. Berdasarkan dari hasil penelitian dan analisis data yang dilakukan di kantor Dinas Pendidikan Kota Malang Sistem penyimpanan yang dilakukan dikantor Dinas Pendidikan Kota Malang yaitu dengan mengunakan sistem subyek yang artinya arsip akan dikelompokkan sesuai dengan kode klasifikasi yang sudah ditetapkan. Prosedur penyimpanan arsip yang diterapkan pada kantor Dinas Pendidikan Kota Malang adalah arsip surat yang masuk maupun keluar yang berupa copyan dari surat yang sudah ditindak lanjuti tersebut akan diteliti terlebih dahulu dan kemudian akan ditentukan perihal dari surat keluar yang kemudian akan disimpan. Kemudian surat akan dikelompokkan pada permasalahan atau perihal dari arsip. Setelah itu surat akan disimpan pada tempatnya yang tentunya sesuai dengan subyek surat. Hasil dari penelitian yang dilakukan pada kantor Dinas Pendidikan Kota Malang dengan mengunakan tes ketrampilan penemuan kembali arsip dikategorikan hal ini dapat dilihat dari hasil perhitungan angka kecermatan yang lebih dari 3% sedangkan jangka waktu penemuan kembali arsip memerlukan waktu 45 7 detikuntuk mencari 30 lembar surat masuk dan surat keluar. Waktu yang dibutuhkan tersebut dikategorikan dalam kritiria efisien karena jangka waktu penemuan kembali arsip kurang dari 1 menit. Dari 30 lembar surat yang diminta dalam tes kecepatan penemuan kembali arsiip petugas arsip dapat menemuakan surat sebanyak 29 lembar. Dari uaraian diatas dapat disimpulkan bahwa petugas arsip dapat menemukan arsip sudah sangat efisien. Dari hasil penelitian yang telah dilaksanakan disarankan pada Kantor Dinas Pendidikan Kota Malang agar 1. Lebih memperhatikan pada perawatan dan pemeliharaan arsip yang ada sehingga arsip-arsip tersebut tidak mudah rusak karena arsip merupakan sumber informasi dalam menyelesaikan suatu pekerjaan 2. Sebaiknya memberikan batasan waktu yang tegas atas penyerahan arsip yang diproses maupun arsip yang dikeluarkan sehingga arsip dapat tersimpan seluruhnya dan apabila sewaktu-waktu arsip diperlukan dapat dengan mudah diketemukan kembali dengan cepat 3. Hendaknya semua petugas melaksanakan perkerjaan masing-masing khususnya dalam bidang kearsipan sehingga tidak terjadi kesalahan kerusakan atau bahkan kehilangan arsip 4. Hendaknya para arsiparis mendapat pelatihan penemuan kembali arsip lagi sehinghga dalam pencarian arsiparis dapat dengan mudah dan cepat menemukan arsip yang diperlukan.

Informasi Detail

DDC

Rs 651.56 KUR s

Prodi

Skripsi (Sarjana)--Universitas Negeri Malang. Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, 2008.

Deskripsi Fisik

vii, 91 hlm. : il. : tab. ; 30 cm

Bahasa

Indonesia

No Reg

00845/KI/08

Edisi

Skripsi (Sarjana)--Universitas Negeri Malang. 2008

Subjek

1. ARSIP DAN KEARSIPAN

Pembimbing

1. SARBINI ; 2. I NYOMAN SAPUTRA

Lampiran Berkas