Skripsi

Penerapan sistem kearsipan pada sub bagian umum Dinas Pendidikan Kabupaten Ponorogo / Rahmawati Setianingrum

Abstrak
ABSTRAK Setianingrum Rahmawati. 2008. Penerapan Sistem Kearsipan Pada Sub Bagian Umum Dinas Pendidikan Kabupaten Ponorogo. Skripsi. Jurusan Manajemen Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang. Pembimbing (I) Drs. Agus Hermawan M.Si M. Bus (II) Imam Bukhori S.Pd. M.M Kata Kunci Penerapan Sistem Arsip Kegiatan kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting pada setiap organisasi baik swasta maupun pemerintah. Hal ini karena arsip memiliki berbagai sumber informasi penting bagi setiap kegiatan atau aktifitas organisasi sehari-hari. Informasi tersebut bisa berupa catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan sebagai alat untuk mengingat. Dengan demikian arsip harus disimpan dengan baik dan benar agar sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan dengan tepat dan cepat. Penelitian yang berjudul Penerapan Sistem Kearsipan Pada Sub Bagian Umum Dinas Pendidikan Kabupaten Ponorogo ini dilakukan pada Sub Bagian Umum Dinas Pendidikan Kabupaten Ponorogo dan beralamat di jalan Gondosuli No 35 Ponorogo. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem kearsipan yang ada pada instansi tersebut. Sub Bagian Umum merupakan tempat untuk memproses surat masuk dan surat keluar yang telah diperiksa oleh pimpinan. Penelitian ini dimulai pada bulan oktober sampai dengan november 2008. Responden yang diambil dalam pelaksanaan penelitian ini adalah para pegawai pada Sub Bagian Umum Dinas Pendidikan Kabupaten Ponorogo. Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif yang menggambarkan tentang penerapan sistem kearsipan dengan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara observasi wawancara dokumentasi serta tes kecepatan penemuan kembali arsip. Hasil penelitian yang telah dilakukan menunjukkan beberapa hal meliputi (1) jenis arsip yang disimpan yaitu arsip penting dan arsip biasa (2) sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar menggunakan sistem buku agenda (3) sistem penyimpanan yang diterapkan yaitu menggunakan sistem tanggal dan sistem subyek (4) asas penyimpanan yang diterapkan yaitu asas desentralisasi (5) peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip jumlahnya masih terbatas (6) pemeliharaan arsip yang dilakukan masih bersifat sederhana (7) pada penemuan kembali arsip hasil dari tes kecepatan yang dilakukan menunjukkan angka kecermatan penemuan kembali arsip dikategorikan kurang cermat karena hasil penghitungan tes menunjukkan angka 7 14% yang melebihi kriteria angka kecermatan sedangkan jangka waktu penemuan kembali arsip menunjukkan rata rata waktu yang digunakan untuk menemukan arsip yaitu kurang dari 1 menit (8) peminjaman arsip yang dilakukan belum menggunakan formulir peminjaman (9) untuk petugas kearsipan instansi ini belum memiliki petugas kearsipan khusus (10) prosedur penyusutan dan pemusnahan belum pernah dilakukan pada instansi ini. Dari hasil penelitian yang telah dilakukan disarankan pada Sub Bagian Umum Dinas Pendidikan Kabupaten Ponorogo untuk menempatkan petugas kearsipan khusus yang memiliki pengetahuan tentang kearsipan yang bagus sehingga berbagai bentuk kekurangan pada sistem kearsipannya dapat segera diatasi selain itu untuk menghindari penumpukan arsip instansi tersebut hendaknya melakukan penyusutan dan pemusnahan pada arsipnya yang sudah tidak memiliki nilai guna.

Informasi Detail

DDC

Rs 651.56 SET p

Prodi

Skripsi (Sarjana)--Universitas Negeri Malang. Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, 2009.

Deskripsi Fisik

x, 144 hlm. : il. : tab. ; 30 cm

Bahasa

Indonesia

No Reg

00556/KI/09

Edisi

Skripsi (Sarjana)--Universitas Negeri Malang. 2009

Subjek

1. ARSIP DAN KEARSIPAN - SISTEM

Pembimbing

1. AGUS HERMAWAN ; 2. IMAM BUKHORI

Lampiran Berkas