Skripsi

Penerapan sistem komputerisasi arsip pada Biro Administrasi Umum danm Keuangan (BAUK) Universitas Negeri Malang / Nurul Azizah

Abstrak
ABSTRAK Azizah Nurul. 2008. Penerapan Sistem Komputerisasi Arsip Pada Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universitas Negeri Malang. Skripsi Program Studi S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang Pembimbing (I) Drs. I Nyoman Suputra M.Si dan Pembimbing (II) Drs. Agus Hermawan M.Bus. Kata Kunci Sistem Komputerisasi arsip Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) yang sangat pesat pada saat ini memiliki arti penting bagi kemajuan suatu instansi baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Salah satu yang berkaitan langsung dengan adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi adalah sistem kearsipan dalam sebuah instansi. Hal ini berdampak munculnya salah satu jenis arsip yang dinamakan arsip elektronik . Agar mempermudah dalam pelaksanaan pengelolaan arsip elektronik dibutuhkan sistem komputerisasi arsip. Sistem komputerisasi arsip dapat menjamin kerahasiaan arsip lebih terjamin dan dapat mempercepat dalam penemuan kembali arsip baik arsip yang sudah lama tersimpan maupun arsip yang baru tersimpan. Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universitas Negeri Malang dipilih sebagai lokasi/tempat penelitian karena BAUK telah menerapkan sistem komputerisasi arsip. Tujuan dari penelitian ini adalah (1) Mendapatkan gambaran prosedur penggunaan komputer sebagai alat untuk melaksanakan tugas kearsipan di Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universitas Negeri Malang. (2) Mendapatkan gambaran prosedur pengelolaan arsip dengan menggunakan komputer di Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universitas Negeri Malang. (3) Mendapatkan gambaran prosedur penyimpanan arsip dengan menggunakan komputer di Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universitas Negeri Malang. (4) Mendapatkan gambaran prosedur penemuan kembali arsip dengan menggunakan komputer di Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universitas Negeri Malang. (5) Mendapatkan gambaran kelebihan dan kelemahan penggunaan komputer sebagai alat dalam pengelolaan arsip di Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universitas Negeri Malang. (6) Mendapatkan gambaran tingkat kecepatan penemuan kembali arsip menggunakan cara manual dan dengan komputerisasi arsip di Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universitas Negeri Malang. Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif. Data yang diperoleh dikumpulkan diolah disajikan dan dianalisis dari berbagi sumber yang sekaligus merupakan subyek penelitian. Subyek merupakan seorang atau lebih yang diperoleh dengan sengaja sebagai nara sumber yang paham dan menguasai masalah kearsipan di Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universtitas Negeri Malang. Teknik pengumpulan datanya melalui Observasi Wawancara (interview) Dokumentasi dan Tes Kecepatan. Data yang diperoleh kemudian dianalisis secara deskriptif. Berdasarkan hasil penelitian di Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universitas Negeri Malang hampir semua unit kerja telah menggunakan komputer dalam pelaksanaan pengelolaan dokumen/arsip hanya saja penyimpanan arsip dengan menggunakan komputer di Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universitas Negeri Malang belum memiliki program khusus untuk membantu mengelola kearsipan tersebut selama ini arsip yang disimpan hanya dalam bentuk folder yang diberi tanda atau kode khusus yang disimpan di hard disk komputer. Dari hasil tes kecermatan menemukan kembali arsip dengan menggunakan cara manual dan dengan sistem komputerisasi arsip dapat diketahui bahwa penemuan kembali arsip dengan cara manual kurang efisien karena 30 arsip yang diminta memerlukan waktu 3146 atau 52 43 yang semestinya 1800 atau 30 dengan angka efisiensi 105 26 . Sedangkan penemuan kembali arsip dengan komputerisasi arsip sangatlah efisien hal ini karena 30 arsip yang diminta hanya memerlukan waktu 195 99 atau 3 27 yang semestinya 1800 atau 30 dengan angka efisiensi 6 53 Sebaiknya yang perlu dilakukan Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universitas Negeri Malang untuk lebih memaksimalkan pelaksanaan tugas komputerisasi arsip adalah (1) Persiapan yang lebih matang misalnya pengadaan komputer yang mampu untuk menampung data dalam jumlah yang besar untuk dijadikan komputer induk (server) (2) Memasang jaringan lokal (Local Area Network) di seluruh bagian unit kerja agar semua bisa mengakses program kearsipan yang ada di komputer server tersebut (3) Memiliki software kearsipan yang sesuai dengan keadaan atau kebutuhan kearsipan yang ada di Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universitas Negeri Malang (4) Pengadaan tenaga ahli yang menguasai system komputerisasi arsip dan system informatika. (5) Pengadaan pelatihan komputerisasi arsip bagi karyawan.

Informasi Detail

DDC

Rs 651.530285 AZI p

Prodi

Skripsi (Sarjana)--Universitas Negeri Malang. Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, 2009.

Deskripsi Fisik

viii, 162 lembar : il. : tab. ; 28 cm.

Bahasa

Indonesia

No Reg

02095/KI/09

Edisi

Skripsi (Sarjana)--Universitas Negeri Malang. 2009

Subjek

1. ARSIP DAN KEMAMPUAN - SISTEM KOMPUTERISASI

Pembimbing

1. I NYOMAN SUPUTRA ; 2. AGUS HERMAWAN

Lampiran Berkas