Skripsi

Pengelolaan kearsipan (studi kasus di Dinas Pendidikan Kota Blitar) / Victor Sinyo Budi Kurniawan

Abstrak
ABSTRAK Kurniawan Victor Sinyo Budi. 2015. Pengelolaan Kearsipan (Studi Kasus di Dinas Pendidikan Kabupaten Blitar). Skripsi Jurusan Administrasi Pendidikan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Malang. Pembimbing (I) Prof. Dr. H. Ali Imron M.Pd M.Si (II) Ahmad Nurabadi M.Pd. Kata kunci pengelolaan kearsipan pengertian arsip tujuan arsip Ilmu pengetahuan dan teknologi semakin berkembang pesat seiring dengan perkembangan zaman saat ini. Hal ini akan berpengaruh pada kemajuan suatu lembaga baik lembaga pendidikan lembaga pemerintah maupun lembaga swasta. Dalam suatu lembaga baik lembaga pendidikan pemerintah maupun swasta tentu membutuhkan administrasi yang baik dalam pengelolaan arsip. Cara mengarsip dokumen penting dalam bentuk hardfile maupun softfile yang terdapat dalam suatu lembaga tidak sepenuhnya tertata dengan rapi. Masih banyak ditemukan dokumen yang menumpuk di dalam meja kerja ataupun lemari. Hal inilah yang menyebabkan dokumen penting sulit ditemukan ketika dibutuhkan dalam waktu singkat. Pengelolaan arsip yang baik dapat membantu tugas suatu lembaga dalam mencapai tujuannya. Jika dalam suatu lembaga arsip tidak tertata dengan rapi maka petugas atau karyawan akan mengalami kesulitan dalam mencari dokumen yang dibutuhkan. Fokus yang dikaji dalam penelitian ini yaitu 1) Jenis-jenis arsip di Dinas Pendidikan Kabupaten Blitar 2) Pengelolaan surat masuk dan keluar di Dinas Pendidikan Kabupaten Blitar 3) Sistem penyimpanan arsip di Dinas Pendidikan Kabupaten Blitar 4) Prosedur penyimpanan arsip di Dinas Pendidikan Kabupaten Blitar 5) Prosedur peminjaman arsip di Dinas Pendidikan Kabupaten Blitar 6) Prosedur pemeliharaan arsip di Dinas Pendidikan Kabupaten Blitar dan 7) Upaya untuk mengatasi penyusutan atau pemusnahan arsip di Dinas Pendidikan Kabupaten Blitar. Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini kualitatif sedangkan jenis penelitian yang digunakan adalah studi kasus. Prosedur pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara mendalam observasi berperan serta dan studi dokumentasi. Analisis data menggunakan langkah-langkah reduksi data penyajian data dan penarikan kesimpulan. Sedangkan pengecekan keabsahan data dilakukan dengan ketekunan pengamatan triangulasi dan perpanjangan keikutsertaan. Berdasarkan hasil penelitian yang sudah dilakukan 1) Jenis arsip yang disimpan di Dinas Pendidikan Kabupaten Blitar adalah arsip yang berbentuk surat dinas dan arsip-arsip penting lainnya. Arsip-arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan subjek atau perihal surat baik itu surat masuk maupun surat keluar 2) Pengelolaan surat masuk dan keluar di Dinas Pendidikan Kabupaten Blitar yaitu Pengelolaan surat masuk dan surat keluar di kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Blitar menerapkan buku agenda. Penerapan ini sistem buku agenda mengacu pada Standart Operational Procedur (SOP) Dinas Pendidikan Kabupaten Blitar 3) Sistem penyimpanan arsip di Dinas Pendidikan Kabupaten Blitar adalah kombinasi antara beberapa sistem penyimpanan arsip yaitu kombinasi anatar sistem nomer sistem wilayah sistem subjek dan sistem tanggal. Penerapan kombinasi beberapa sistem penyimpanan ini telah dapat memudahkan dan membantu kegiatan administrasi 4) Prosedur penyimpanan arsip di Dinas Pendidikan Kabupaten Blitar adalah menerima dan membaca arsip yang disimpan kemudian mencatatnya kedalam buku agenda setelah itu menyimpan arsip sesuai klasifikasi 5) Prosedur peminjaman arsip di Dinas Pendidikan Kabupaten Blitar yaitu dilakukan dengan menggunakan tanda bukti peminjaman. Dalam tanda bukti peminjaman tersebut tertera nama dan keterangan diri staf yang meminjam arsip nomor dan perihal arsip yang dipinjam serta tanggal pengembalian arsip 6) Prosedur pemeliharaan arsip di Dinas Pendidikan Kabupaten Blitar selalu memperhatikan tata letak penyimpanan arsip serta membersihkannya apabila banyak debu yang menempel arsip-arsip ditata dengan rapi sehingga memudahkan untuk membersihkannya dan 7) Upaya untuk mengatasi penyusutan atau pemusnahan arsip di Dinas Pendidikan Kabupaten Blitar adalah dengan memperhatikan pada jadwal retensi arsip. Sesuai jadwal retensi arsip. Arsip yang sudah tidak terpakai akan di simpan digudang dahulu. Saran dalam penelitian ini ditujukan kepada Kepala Dinas untuk lebih kreatif dalam menciptakan pengelolaan arsip yang berkualitas. Petugas Dinas Pendidikan Kabupaten Blitar hasil penelitian ini untuk lebih dinamis dalam tata kelola arsip di Dinas Pendidikan Kabupaten Blitar. Kepada Ketua Jurusan Administrasi Pendidikan agar untuk menambah ilmu pengetahuan yang diharapkan menjadi bahan referensi dan memperkaya ilmu manajemen pendidikan serta peneliti lain agar dapat memberikan wawasan dan informasi mengenai penelitian yang sejenis sehingga lebih memaksimalkan hasil yang diperoleh peneliti.

Informasi Detail

DDC

Rs 651.56068 KUR p

Prodi

Universitas Negeri Malang. Program Studi Administrasi Pendidikan, 2015.

Deskripsi Fisik

ix, 127 lembar : il., tab. ; 30 cm

Bahasa

Indonesia

No Reg

02381/KI/15

Edisi

Skripsi (Sarjana)-- Universitas Negeri Malang, 2015

Subjek

1. ARSIP DAN KEARSIPAN - MANAJEMEN
2. ARCHIVES

Pembimbing

1. Ali Imron ; 2. Ahmad Nurabadi

Lampiran Berkas